El forecast consiste en la estimación y monitorización de las ventas futuras para un producto, utilizando diferentes herramientas.
La empresa tiene que hacer una estimación de cuáles serán sus ventas. Éstas son la principal fuente de ingresos de la compañÃa y, por lo tanto, las que determinan su futura viabilidad. Además, de la previsión de ventas depende toda la estructura de costes.
Se deben considerar distintos escenarios posibles, en caso de estimar ventas superiores a las finalmente reales, la empresa se encontrará que ha gastado más de lo que deberÃa. Si la diferencia es muy grande, hay el peligro de incurrir en pérdidas.
En cambio, si se estiman ventas inferiores a las logradas, la empresa habrá perdido la oportunidad de ganar cuota de mercado y habrá dejado sin abastecer su público. Ante esta falta, puede que muchos compradores potenciales opten por no esperar y elijan un producto de la competencia. ¿Cómo estimar las ventas? Para ello existe el forecast.
¿Qué es el forecast?
El forecast consiste en la estimación y monitorización de las ventas futuras para un producto, utilizando diferentes herramientas como los datos históricos de venta y las previsiones del equipo de ventas y del departamento de marketing.
Bien ejecutado, debe mejorar el flujo de información en la cadena de suministro, preparar las áreas de la organización para las acciones a emprender; también conocer qué pasará en el corto y medio plazo (deben evitarse estimaciones más allá de un año).
Otra de las funciones del Forecast es detectar los problemas antes de que aparezcan, para poder encontrar soluciones más rápidamente. También debe reducir inventarios; y un aspecto básico en cualquier empresa: mejorar la atención al cliente.
¿Cómo funciona?
Se diferencian dos métodos básicos para realizar el análisis:
• Cuantitativos: se basan en datos históricos de ventas que ya se disponen. Es cierto que ventas pasadas no presuponen ventas futuras, pero pueden ser una base para predecir un futuro próximo. Se deben considerar estos factores:
Cambios en el mercado (alguna oportunidad o amenaza que afecte a todo el sector); cambios en la empresa (hechos que la hayan fortalecido o debilitado respecto la competencia); contexto económico (saber si disponen de la misma capacidad adquisitiva que antes); cambios en las preferencias (las modas y preferencias son muy cambiantes en la actualidad).
• Cualitativos: según evaluaciones subjetivas de las personas que conforman la empresa que han tenido contacto con el consumidor final o en alguno de los procesos para hacer llegar el producto al punto de venta. En este sentido, toma mucha importancia la figura del comercial.
El comercial, principal fuente de información
Se tiende a valorar al comercial por sus ventas, sin embargo, es quien tiene contacto más directo con el consumidor, por lo tanto, tiene que conseguir información de él para conocer sus preferencias y qué puntos valora más y menos del producto.
Con la información proporcionada, la empresa podrá: conocer las caracterÃsticas más valoradas del producto y destacarlas, solucionar los puntos que no son tenidos en cuenta, adaptarse a las necesidades del consumidor y tener una base de datos para el lanzamiento de futuros productos.
De cada contacto con el público, los vendedores harán un informe del encuentro. Si se consigue enfocar correctamente el producto, será más atractivo y la venta, más sencilla. A más ventas, más ingresos para la empresa y más comisiones para los comerciales.
Problemas que pueden surgir
Una vez agrupados los datos, es muy importante analizarlos correctamente. Aún asÃ, se pueden dar los siguientes problemas:
• Diferentes formas de realizar el forecast: cada comercial y cada área de la empresa tiene que enfocar la realización de esta tarea siguiendo unos mismos patrones y parámetros.
• Desviaciones respecto la media general en algunos resultados: si los datos de algún comercial distan, de la mayorÃa, debe analizarse a qué se debe, si es un caso aislado, no se toma en consideración y se aparta del análisis.
• Inadecuada atención al cliente: es importante recopilar los datos, los comerciales los transmiten y tiene que haber un grupo capaz de agruparlos y ordenarlos. La post venta es clave en el conocimiento de las preferencias, ya que permite saber qué falla el producto y solucionarlo.
•Poca colaboración entre departamentos: es imprescindible que todas las áreas que conforman la empresa tomen como suya la realización del forecast. Tienen que existir canales de comunicación que permitan una circulación ágil y fiable de toda la información y conocimiento que hay en la empresa.
Ahora que conoces esta útil herramienta, ¿qué piensas al respecto?, ¿qué te pareció más útil?, ¿a qué le darÃas más importancia?, ¿tienes alguna experiencia con este proceso?
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