Definición de una política de obsequios de fin de año

Los obsequios y presentes al final del año desempeñan un papel muy importante en la construcción de relaciones laborales, comerciales e institucionales, y más este año en el que los detalles y muestras de aprecio van a ser más que agradecidas.

La temporada navideña es una prueba de fuego para la política de regalos corporativos de una organización. Aunque este año se tienen actividades suprimidas, como viajes y las cenas de empresa, esto no significa que se puedan dejar a un lado las buenas prácticas para evitar que los aguinaldos y obsequios que ofrecen las organizaciones se conviertan en actos ilícitos que vulneren el programa de cumplimiento o anticorrupción.


Pero en un contexto de compliance estas prácticas generan incertidumbre, pocos saben si es apropiado recibir una botella de vino o aceptar una invitación para la cena navideña en un restaurante caro. El oficial de cumplimiento es quien debe velar porque estas prácticas estén reguladas a través de una política de regalos corporativos consistente, precisa y clara.


La política de regalos corporativos debe ser un documento escrito, centrado en impedir que los obsequios, que pueden ser habituales en determinadas épocas del año o circunstancias concretas, se conviertan en la excusa para camuflar el soborno y el fraude.


Pero la política de regalos también debe comunicarse y traducirse, de ser necesario. Incluso algunas organizaciones pueden necesitar diferentes políticas, de acuerdo con las leyes, cultura y costumbres de cada lugar, no es lo mismo Francia que Sudan, ni Escocia que Paraguay. Lo aceptable en un país puede estar fuera de lugar en otro.


Para comunicar la política de regalos corporativos se deben incluir procesos de capacitación y formación. En algunos casos será necesario conseguir pruebas de que los empleados conocen y entienden esta política. Y por supuesto, debe acompañarse de procesos de actualización para mantenerla siempre al día.


Se debe comprender el contenido del documento, ahí radica la importancia de la claridad y precisión de la política y de la forma de comunicarla, al comprender el sentido de lo marcado, se tomará consciencia sobre la importancia de seguir las prácticas.


El empleado debe saber por qué se prohíbe o se permite algo. Debe entender que las políticas, incluida la de regalos, están diseñadas para garantizar que la organización cumpla con sus objetivos de negocios sin que se presenten conflictos o se infrinjan disposiciones sobre fraude y soborno determinadas por organismos reguladores.


Las organizaciones aumentan las probabilidades de que los empleados entiendan y cumplan con la política de regalos corporativos si esta incluye algunos elementos esenciales:


• Definiciones y ejemplos de cuáles son los obsequios e invitaciones que se pueden aceptar. Debe establecer limitaciones de valor y mencionar aquellos intangibles difíciles de cuantificar: descuentos, ubicaciones preferenciales en determinados lugares, muestras gratis…

• Aprobación para la recepción de obsequios comprendidos en un determinado rango de valor. Muchas organizaciones exigen aprobación previa para dar o recibir obsequios que superen un determinado valor. Esto no significa que los pequeños obsequios pasen desapercibidos. Puede que no requieran aprobación expresa, pero sí deben ser registrados.


La gestión de recepción y entrega de obsequios puede representar un problema si no se cuenta con herramientas adecuadas. Una forma de resolverlos y eliminar ineficiencias y obstáculos es utilizar una solución tecnológica que permita:


• Registrar la actividad sobre obsequios de forma simple y segura, y poder acceder a esa información de un modo ágil.

• Facilitar procesos de aprobación aportando flujos de comunicación más rápidos.

• Comunicar políticas, códigos de conducta y normas internas de manera óptima y controlar los procesos de formación involucrados.

• Implementar canales de consultas éticas y de denuncia eficaces.


Diseñar, comunicar y hacer cumplir una política de regalos corporativos es un avance para el cumplimiento. Acompañar el proceso con la automatización de las tareas de la gestión de compliance hará eficiente, facilitará el trabajo del oficial de cumplimiento y ayudará a garantizar la difusión y la comprensión de la política.

0 comentarios

Entradas Recientes

Ver todo